Każda firma działa w nieco inny sposób i wyróżnia się inną kulturą organizacyjną. Mimo to dotyczą nas te same zasady. Czy takie zrównanie widać także w kwestii przechowywania dokumentacji? Przekonaj się, sprawdzając nasz artykuł, w którym przyglądamy się tej sprawie.
Przechowywanie akt – kilka słów o obowiązku
O to zadanie musi zadbać właściwie każdy pracodawca. W dodatku, jeśli zaniedba ten obowiązek, zostanie obarczony karą. Prawo nie mówi jednak o tym, byśmy samodzielnie dbali o przechowywanie dokumentów pracowniczych i innych. Nic nie stoi na przeszkodzie, byśmy skorzystali w tym zakresie z profesjonalnej pomocy. Taka współpraca wiąże się dla nas z wieloma korzyściami. Doceniają je zarówno małe, jak i większe firmy.
Kto musi zadać o bezpieczne przechowywanie dokumentów kadrowych i innych akt?
Tutaj również odpowiedź brzmi – każdy. Wynika to z faktu, że RODO obowiązuje każdy podmiot, który przetwarza czyjeś dane osobowe. W firmie mamy do czynienia z tym procesem na naprawdę dużą skalą. Przetwarzaniu podlegają:
- dane osobowe pracownicze;
- dane osobowe klientów.
W przechowywanej dokumentacji jest więc wiele informacji, których ochronę nakazuje prawo. Mówi o tym nie tylko RODO; taki obowiązek nakładają na nas krajowe przepisy. W obu przypadkach zostaniemy obarczeni wysoką grzywną, jeśli nasze przechowywanie dokumentów kadrowych i innych narazi dane na wyciek.
Przechowywanie akt – jak przestrzegać obowiązującego prawa?
Wiemy już, że na każdej firmie spoczywają pewne obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji. Wiemy także, że nie jesteśmy skazani na samodzielne przestrzeganie tego typu obowiązków. Ale na czym dokładnie polega profesjonalna pomoc? Śpieszymy z wyjaśnieniem.
Fachowcy, oferujący przechowywanie akt, udostępniają nam pewne przestrzenie. Firmowe archiwum znajduje się nie więc w naszej siedzibie, a w zewnętrznym obiekcie. W przeciwieństwie do zwykłych przestrzeni, mamy du do czynienia z najwyższej klasy zabezpieczeniami. Bezpieczeństwa strzegą więc liczne bariery fizyczne i logiczne. Profesjonalne przechowywanie akt należy więc docenić przede wszystkim za bezpieczeństwo.
Zalety współpracy
Każda firma musi zadbać o przechowywanie akt. Ale czy każde przedsiębiorstwo skorzysta na współpracy z usługodawcą proponującym takie wsparcie? Jak najbardziej! Niezależnie od tego, w jakiej branży działamy, powinno nam zależeć na tym, by przechowywanie i archiwizacja dokumentów zachodziły w bezpieczny sposób. Tutaj warto zaznaczyć, że ten drugi obowiązek, a więc archiwizacja, również może być zlecany na zewnątrz. Specjalistyczne przedsiębiorstwa, takie jak np. Rhenus, całościowo troszczą się o dokumentację klientów. Oferta takich podmiotów to przechowywanie i archiwizacja dokumentów, digitalizacja akt i ich niszczenie. Każde z tych zadań odbywa się zgodnie z obowiązującym prawem i z zastosowaniem najwyższych zasad bezpieczeństwa.
