Jeśli w Twojej firmie obieg wewnętrzny dokumentów i informacji odbywa się poprzez skrzynki e-mail czy nawet poprzez FTP, wcale nie jesteście tacy nowocześni, jak może się wam wydawać. Przecież e-mail to technologia powstała w roku 1965, a protokół FTP został opisany już w latach `70. Dziś coraz większe sukcesy we wspomnianych zadaniach zdobywa sobie SharePoint. Cóż to takiego?
SharePoint to ładnie mówiąc: „wielozadaniowa platforma, pozwalająca na zarządzanie i zabezpieczanie stron internetowych oraz różnego rodzaju plików i dokumentów importowanych pomiędzy serwerem a klientem. Tak brzmi „elegancki” opis SharePointa. A coś może nieco bardziej „łopatologicznego”?
Można powiedzieć, że SharePoint to system automatyzacji obiegu informacji wewnątrz firmy z możliwością szybkiego wyszukiwania pożądanych informacji i publikowania ich na stronie www. W ten sposób można na bieżąco kontrolować stan zaawansowania załatwiania danej sprawy, czy też monitorować zmiany w dokumentach (i kto jakie wprowadzał). Dokumenty mają same automatycznie wędrować do odpowiednich osób/działów, po wprowadzeniu go do systemu i nadaniu mu odpowiednich parametrów/etykiet. Wszelkie wyszukiwanie dokumentów jest też łatwiejsze, gdyż opiera się na przeglądaniu wszystkich dokumentów w systemie i wyszukiwaniu odpowiedniej frazy/etykiety przez komputer (zamiast ręcznie grzebać w archiwach pełnych stosów papierów…).
Oczywiście to nie wszystko. System SharePoint udostępnia również narzędzia społecznościowe ułatwiające poznawanie się i przekazywanie informacji pomiędzy pracownikami na zasadzie wewnętrznego mini-portalu społecznościowego. To wpływa pozytywnie na atmosferę, skuteczność i wydajność pracowników w firmie. A ostatecznie też przecież na wizerunek wśród klientów.
A czy Twoja firma ma nowocześnie zorganizowane biuro? / Photo credit: Unknown / Foter.com / Public Domain Mark 1.0
Trudno opisać wszystkie zalety SharePoint w jednym krótki tekście, ale są one niewątpliwe i liczne. Zresztą najlepiej je rozpatrywać indywidualnie – względem konkretnej struktury, organizacji, podmiotu… każdy działa inaczej, a SharePointa można dopasować do… każdego.
Oczywiście unowocześnienie działania firmy i przejście na SharePoint (szkolenia itp.) swoje kosztuje, ale w wielu organizacjach wydatek ten szybko się zwróci. Oczywiście w większych organizacjach, a nie w kiosku z gazetami.
