Dobre zwyczaje emailowe

Dobre nawyki to podstawa udanej i wydajnej pracy. Dlatego też warto je sobie wyrabiać, tak aby jak najszybciej weszły w krew i utkwiły w niej na dobre. W związku z tym pragniemy was namówić do praktykowania kilku poniższych nawyków, które sprawią, że przy pracy z pocztą elektroniczną przestaniesz się gubić, szybko się odnajdziesz, skutecznie i w krótkim czasie załatwisz interesujące Cię sprawy.

UŻYWAJ FOLDERÓW TEMATYCZNYCH
Czy korzystasz z programu, czy odbierasz pocztę bezpośrednio na serwerze poprzez okno przeglądarki – zawsze korzystaj z folderów tematycznych, do których przerzucać będziesz otrzymywane emaile. Pozwolą Ci one trzymać porządek, a także stosunkowo szybko odnaleźć interesującą Cię sprawę sprzed tygodnia czy miesiąca. Nie twórz przy tym folderów o zbyt wąskim zakresie tematycznym, bo skończysz z tysiącem folderów po 1-2 emaile w środku, przez co szybko się pogubisz. Nie twórz też zbyt ogólnych folderów, bo może się skończyć tak, że w jednym będzie 90% Twojej korespondencji, a to niewiele różni się od trzymania całości w folderze „Odebrane”. Warto więc stworzyć foldery typu: Praca, Podróże, Nauka (Studia), Aukce (Zakupy on-line) itd. które będą trzymały np. po około 10-20% Twojej korespondencji.

NADAWAJ TYTUŁY MAILOM MÓWIĄCE O ICH TREŚCI
Nikogo nie powinno zdziwić, jeśli wysłał do kogoś maila z tematem: „Hej!”, „Cześć”, „Siema” itd. czy jeszcze gorzej jakieś znaczki typu „xD”, „!!!”, „gdhjhdsaj” i czeka na odpowiedź miesiąc czasu… i doczekać się nie może. Takie maile są po prostu ignorowane przez użytkowników, czasem mylnie przez nich traktowane jako kolejny SPAM… Nie pisz też na początku PILNE, WAŻNE, bo każdy mail jest PILNY i WAŻNY, więc pewnie nie zrobisz wrażenia na odbiorcy. Jeśli już masz napisać, że coś jest pilne to zrób to albo w samej treści emaila, albo na końcu tytułu, np. podkreślając do kiedy jest termin danego zadania. A sam temat niech powie odbiorcy więcej o treści poczty: „Sprawozdanie/Raport do wykonania”, „W środę impreza u Tomka”, „Załatw lekarza – pilnie, do piątku!”, „Zdjęcia z wypadu w góry”. Tak też łatwiej będzie Twojemu odbiorcy w przyszłości znaleźć Twojego maila, jeśli po miesiącu będzie chciał powrócić do danej sprawy.

DOPISUJ KONTAKTY DO KSIĄŻKI ADRESOWEJ
Nie ma nic gorszego niż potrzeba pilnego wysłania emaila i niemożność znalezienia przy tym odpowiedniego adresu, bo nie zapisało się go wcześniej w książce, a szuka się go w tysiącu wysłanych/odebranych listów. Zapisuj sobie kontakty, które mogą Ci się w przyszłości przydać – z imienia, nazwiska i/lub nazwy firmy (podmiotu). Tak aby łatwo było je odnaleźć i skojarzyć z odpowiednią sprawą/osobą/instytucją/

USTAW AUTOMATYCZNE POWIADOMIENIE W PRZYPADKU DŁUŻSZEJ NIEOBECNOŚCI
Ustawić je łatwo, a pomocne jest bardzo. A to z tego względu, iż nadawcy emaili będą przynajmniej wiedzieli, że wyjechałeś na urlop, w delegację, poleciałeś w kosmos itp., dlatego właśnie dłużej nie odpowiadasz na ich emaile a nie ignorujesz sprawy, w jakich do Ciebie piszą. Warto też w tym automatycznym powiadomieniu poinformować zainteresowanego o przewidywanej dacie powrotu, aby wiedział, kiedy może mniej więcej spodziewać się od Ciebie odpowiedzi.

NIE SPAMUJ
Niby to oczywiste, ale niestety nie każdy użytkownik internetu się do niego stosuje. Bo nie chodzi tylko o rozsyłanie wiadomości z reklamami viagry, feromonów, czy innych specyfików farmaceutycznych i innych produktów bądź usług. Chodzi też o innego rodzaju emaile, które dla nadawcy są zbędnym śmieciem zapychającym skrzynkę – są to chociażby łańcuszki, czy rozsyłane na siłę wszystkim znajomym (mimo że nigdy Cię o to nie prosili) dowcipów, zabawnych obrazków, pokazów slajdów itd.

Nie zaśmiecaj świata... ani tego realnego, ani skrzynek pocztowych poprzez SPAM, czy tzw. "łańcuszki" / Photo credit: mugley / Foter.com / CC BY-SA

BĄDŹ EKO – NIE DRUKUJ EMAILI
Pewnie tego nie robisz na co dzień, ale może czasem Ci się to zdarza. Znam takich, którzy robią to często… „bo nie chce im się czytać na komputerze”. Marnujesz tusz, marnujesz papier, a lasy tropikalne znikają z ziemskiego globu. Do tego produkujesz w ten sposób masę śmieci, bo pewnie i tak zaraz wyrzucasz wszystkie te wydruki. Bądź EKO!!!